Alnas Integritetspolicy och Cookie-policy

Alnas policy for behandling av personuppgifter.pdf

Alnas policy for cookies.pdf

Policys för hantering av personuppgifter

Följande policy har upprättats för Alna Sverige AB, org.nr 556718-5896, Kungstensgatan 38, 111 59 Stockholm, nedan kallad Alna. I denna policy beskrivs hur vi hanterar personuppgifter.

Ansvar

Alna är personuppgiftsansvarig, vilket innebär att vi är ansvariga för hur dina personuppgifter behandlas och att dina rättigheter tas tillvara.
Kontaktperson för personuppgiftshantering hos Alna är Ingela Eriksson. Har du frågor angående behandling av dina personuppgifter ber vi dig mejla till personuppgifter@alna.se

Syfte

Vi på Alna värnar om din integritet. Du ska kunna känna dig trygg när du anförtror oss dina personuppgifter.
Syftet med den här policyn är att du ska få veta hur vi behandlar dina personuppgifter, vad vi använder dem till, vilka som får ta del av dem och under vilka förutsättningar samt hur du kan ta vara på dina rättigheter. Den utgår från gällande dataskyddslagstiftning och förtydligar hur vi jobbar för att ta tillvara dina rättigheter och din integritet. Vi behandlar dina personuppgifter främst för att fullfölja våra förpliktelser men det kan också vara med intresseavvägning som grund. Vår utgångspunkt är att inte behandla fler personuppgifter än vad som behövs för ändamålet.

Hur använder vi dina personuppgifter?

Beroende på vilken intressentgrupp det gäller så behandlar vi olika slags personuppgifter under olika lång tid och med olika grund. Se nedan.

Vems uppgifter behandlar vi?

Anställda

• Personer som är anställda, söker arbete eller som varit anställda på Alna.
• Leverantörer och samarbetspartners
• Kontaktpersoner på företag som vi köper tjänster eller produkter av eller har samarbetsavtal med.

Kunder

• Kontaktpersoner på företag som har serviceavtal med Alna eller köper våra tjänster och produkter.
• Potentiella kunder
• Kontaktpersoner på företag som vi bedömer kan vara intresserade av våra tjänster.

Vad använder vi dina personuppgifter till?

Anställda
som anställd på Alna ingår du ett avtal med oss som arbetsgivare. I det förhållandet måste vi behandla personuppgifter för att följa vårt anställningsavtal och lagstiftning, tex arbetsmiljölagstiftning, lag om sjuklön, semesterlagen och skattelagstiftning.

Leverantörer och samarbetspartners
som leverantör eller samarbetspartner till Alna behöver vi personuppgifter för att kunna upprätthålla vår yrkesmässiga relation samt följa lagstiftning som tex bokföringslagen och skattelagstiftning.

Kunder
som kund till Alna behöver vi dina personuppgifter för att kunna upprätthålla vår yrkesmässiga relation samt fullgöra förpliktelser enligt avtal och lag, tex bokföringslagen och skattelagstiftning. Vi behandlar även dina personuppgifter i syfte att tillhandahålla, förbättra och utveckla våra tjänster, skicka information som du efterfrågat eller administrera ditt konto.

Potentiella kunder
För att kunna erbjuda våra tjänster till företag som inte känner till oss men som vi bedömer kan vara intresserade av våra tjänster., samlar vi in kontaktuppgifter till nyckelpersoner på företag.

Vilka personuppgifter behandlar vi för respektive intressentgrupp?

Anställda:

• Namn
• Adress
• E-postadress
• Telefonnummer
• Titel
• Användarnamn
• Uppgifter som du självmant och frivilligt uppger
• Bankkontonummer
• Lön, pension och förmåner
• Anställningshistorik och tidrapportering
• Sjukhistorik
• Fotografier
• Familjeförhållande – Närmast anhörig som nödkontakt. Antal barn samt deras födelseår om du har små barn som du är berättigad ersättning från Försäkringskassan för
• Allergier och överkänslighet mot livsmedel.
• Information och dokumentation kopplat till IUP och lönesamtal.
• Observera att listan ovan inte är uttömmande och andra uppgifter kan komma att behandlas.

Leverantörer och samarbetspartners:

• Adress
• E-postadress till arbetet
• Telefonnummer till arbete/mobil
• Titel
• Användarnamn
• Uppgifter som du självmant och frivilligt uppger

Kunder och Potentiella kunder:

• Adress
• E-postadress till arbetet
• Telefonnummer till arbete/mobil
• IP adress vid besök på alna.se
• Titel
• Användarnamn för serviceavtalskunder
• Noteringar kring vårt samarbete och/eller dialoger.

Hur samlar vi in dina personuppgifter?

Anställda:

• Du har uppgett dessa själv i och med rekryteringsprocessen samt i samband med att din anställning påbörjades.
• Uppgifterna har genererats i och med din anställning.
• Uppgifterna har kommit från andra källor såsom myndigheter, tredjepartsleverantörer som utför tjänster åt oss (löner) eller från referenspersoner.

Leverantörer och samarbetspartners:

• Vi har fått uppgifterna av dig, din arbetsgivare eller vår samarbetspartner.
• Vi har hittat uppgifterna på ditt företags hemsida eller annan webbsida.

Kunder och Potentiella kunder:

• Vi har fått dessa av dig, din arbetsgivare eller kollega.
• Vi har fått dessa av dig genom att du besökt vår hemsida, anmält dig till och besökt någon av våra utbildningar, seminarier, event, lämnat intresse av att bli kontaktad eller prenumererar på Alnas nyhetsbrev.
• När du svarar på enkäter och undersökningar
• Vi har sökt fram informationen på Internet. Det kan vara från företagets hemsida, andra webbsidor eller på sociala medier.
• Vi har fått personuppgift av Alna Sverige Förening.
• Vi har köpt in information från externa aktörer.
• Vi har hämtat information från offentliga register.

Cookies

När du använder vår webbplats för att logga in, fylla i formulär eller på annat sätt lämnar information till oss, samlar vi in den data som din webbläsare överför till oss för att möjliggöra ditt besök på webbplatsen, sk cookies.

Hur behandlar vi dina personuppgifter?

För att hålla de personuppgifter vi behandlar i säkert förvar har vi vidtagit flera säkerhetsåtgärder. Vi ingår avtal med våra leverantörer och samarbetspartners rörande deras behandling av dina personuppgifter för att säkerställa att dessa behandlas i enlighet med våra instruktioner.

Vi har utarbetat rutiner och arbetssätt för att dina personuppgifter ska hanteras på ett säkert sätt. Utgångspunkten är att endast personer inom organisationen som behöver personuppgifterna för att utföra sina arbetsuppgifter ska ha tillgång till dem. Vi vidtar, i samarbete med våra personuppgiftsbiträden, de tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder som krävs för att skydda och förhindra obehörig tillgång till dina personuppgifter.

Vad gäller vid utredning och behandling?

Vi dokumenterar inte namn- eller personuppgifter i våra system i samband med utredning och behandling, vad beträffar klienten, då varje ärende har ett unikt ID-nr för att alltid säkerställa integritet och sekretess.

Om du använder de tjänster som tillhandahålls från våra avtalspartners och som är integrerade med våra tjänster kan våra samarbetspartners få tillgång till information om dig. Informationen samlas in av våra avtalspartners och omfattas av deras villkor för personuppgiftshantering samt patientdatalagen/lagen om journalföring.

De kliniker (utredare och behandlare) som arbetar på uppdrag av Alna Sverige AB, är enligt 3 kap. 3 § i Patientdatalagen skyldiga att föra journal. Vilka uppgifter som patientjournaler ska, och inte ska innehålla regleras i 2 kap. 4 § samt 3 kap. 6 och 7 §§ i Patientdatalagen. Alna Sverige AB och Alna Sverige ABs kliniker behandlar sekretessbelagda personuppgifter i enlighet med Patientdatalagen.

När lämnar vi ut dina personuppgifter?

Vi lämnar inte ut dina personuppgifter till tredje part utan ditt samtycke eller om det är nödvändigt för att uppfylla våra förpliktelser enligt avtal eller lag.

Tredjepartsleverantörer

Vi använder oss av leverantörer för att underlätta tillhandahållandet av våra tjänster, t.ex. med avseende på IT-infrastruktur och IT-service samt drifts- och hostingtjänster. Sådana leverantörer är bundna av personuppgiftsbiträdesavtal som är förenliga med denna Integritetspolicy.
Vi kan komma att dela dina personuppgifter när detta krävs enligt lag samt för att skydda våra kunder och tjänsters säkerhet samt våra rättigheter.

Hur länge sparar vi dina personuppgifter?

Vi kommer att lagra dina personuppgifter under den tid det är nödvändigt för att uppfylla ändamålen enligt denna policy samt uppfylla våra åtaganden som anges i serviceavtal, anställningsavtal, enligt lag eller dyl.

Dina rättigheter

Du har möjlighet att få besked om vilka personuppgifter om dig som vi behandlar, oavsett hur dessa samlats in. Sådant besked kan innehålla information om varifrån vi fått personuppgifterna, mottagarna eller kategorierna av mottagare som personuppgifterna delats med och syftet med behandlingen av personuppgifterna. Om du vill ha sådan information ska du skicka in en skriftlig begäran med ditt namn och din adress till oss.

Begäran ska skickas in underskriven av dig till personuppgifter@alna.se.
Om dina personuppgifter skulle visa sig vara fel eller missvisande har du rätt att begära att personuppgifterna rättas, blockeras eller raderas. Vi kommer då inte längre att behandla dina personuppgifter eller inhämta nya, under förutsättning att det inte behövs för att fullgöra våra skyldigheter enligt avtal eller lag.

Stockholm 2018-05-25